Conduite de projet

Notions de conduite de projet

Les projets se distinguent d’une idée par un début et une fin (action), conforme à des exigences et des contraintes.
Projet : Processus unique entrepris dans le but d’atteindre un objectif.
Préparer > Concevoir > Planifier > Réaliser > Évaluer

Préparer

Identifier ce qu’il doit être modifié ou créer par rapport à ce qui existe déjà.
Matrice AFOM constituée : ATOUTS / FAIBLESSES / OPPORTUNITÉS / MENACES
Matrice globale et thématique.

Concevoir

Concevoir c’est en en œuvre une idée. L’hexamètre de Quintilien est un outil de questionnement générique. QQOQCP :

Qui ? Quoi ? OU ? QUAND ? COMBIEN ? POURQUOI ? + (COMMENT)
Chaque item peut être développé avec la question Pourquoi ?
Analyser chaque acteur selon leur appartenance à une structure et par rapport au projet.
QUI ? 4 groupes acteurs du projet :

Groupe de projet	5-7 personnes max dont le chef de projet
Décideurs	Ceux qui ont le pouvoir de décision
Bénéficiaires	Les clients qui profiteront du projet.
Autres partenaires	Ceux qui ont un intérêt direct ou indirect au projet qui peuvent influer son déroulement

Réunir les acteurs pour :

Échanger
Acter les décisions

Planifier

Décomposer les actions et les tâches du projet et réaliser les actions dans le temps. Le PERT est un outil d’enclenchement des tâches (définit l’ordre des actions).
La note de cadrage est un outil de :

synthèse
référence

Une fois validé, les actions peuvent être lancées.

Réaliser

Mettre en œuvre son projet et organiser son suivi.
Un tableau de bord est :

Un synoptique de la note de cadrage
Lisible
Interprétable

Un indicateur est une information normée ou chiffrée. Il doit être :

Simple
Significatif
Stable

Ce sont des outils de :

décisions
animations
communication

Piloter le projet :

Performance → Avancement / Livrables
Délais → Suivi du calendrier
Coûts → Suivi du budget

En cas d’incident :

Alerter la hiérarchie
Prendre du recul
S’informer
Chercher des solutions

Les notes d’étapes doivent être actualisés ainsi que le diagramme de GANTT. La note finale reprend les étapes essentielles réalisées ainsi que les écarts qui ont été faits.

Évaluer

Vérifier l’efficacité et l’efficience du projet :

Pertinence des stratégies adoptées
Application de la politique définie
Évolution de la situation

Évaluer c’est identifier les effets du projet et les impacts (environnemental, économique, financier, organisationnel, social, technique).
Méthode MAREVA (sur une échelle de A à D):

Nécessité du projet
Rentabilité
Maîtrise des risques
Externalités
Internalités

Communiquer

Communiquer est un projet dans le projet qui a pour but d’informer.
Communiquer c’est :

Un objectif
Une cible
Des messages clés / un média

Construction d’un plan de communication :

Savoir → Prise de conscience de l’existence du projet.
Comprendre → Compréhension des impacts du projet.
Adhérer → Appropriation des transformations dues au projet.
Agir → Transformation des pratiques.
Transmettre → Mesure des effets et consolidation.

Matrice de communication.
Réunir les acteurs c’est :

Adapter le type de réunion au groupe cible
Ajuster la fréquence aux besoins du projet
Identifier un objectif

Réunion du groupe projet :

Comité de suivi
Fréquence régulière
Suivi du projet et sollicitation des décideurs

Réunion du groupe des décideurs :

Comité de pilotage
À chaque étape du projet ou sur demande du groupe projet
Prise de décisions

En amont de la réunion :

Disponibilité des participants
Convocation avec ordre du jour
Transmission des documents utiles
Préparation des conditions logistiques

Pendant la réunion :

Désignation d’un secrétaire de séance
Régulation du temps imparti
Respect de l’ordre du jour
Distribution équilibrée de la parole

Après la réunion :

Rédaction, validation et diffusion du compte rendu
Actualisation des outils de gestion du projet
Communication autour du projet